Выход из операционного управления и переход на новый уровень развития бизнеса — это сложный, но необходимый процесс для любого предпринимателя. Чтобы успешно осуществить этот переход, необходимо тщательно спланировать свои действия и последовательно их выполнять.
1. Постановка чётких целей и отслеживание KPI
Не просто «уйти из операционки», а увеличить прибыль на Х% и получить Y свободного времени. Это «ключевые показатели эффективности» (KPI), которые нужно отслеживать.
Для постановки чётких целей и отслеживания KPI можно использовать следующие инструменты:
- SMART-цели. Цели должны быть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Achievable), значимыми (Relevant) и ограниченными во времени (Time-bound).
- Система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard). Это инструмент, который помогает связать стратегические цели компании с её операционной деятельностью. Система включает в себя несколько ключевых аспектов: финансы, клиенты, внутренние процессы, обучение и рост.
- OKR (Objectives and Key Results). Это система постановки целей и отслеживания результатов, которая используется в некоторых компаниях. Она основана на двух ключевых элементах: целях (Objectives) и ключевых результатах (Key Results).
- Dashboard (панель мониторинга). Это инструмент, который позволяет отслеживать ключевые показатели эффективности в реальном времени. Панель может включать в себя графики, таблицы и другие элементы визуализации данных.
2. Формирование «команды мечты»
Важно искать не просто квалифицированных специалистов, а тех, кто разделяет ваши ценности и стремится к общему успеху.
- Ценности компании: Прежде чем искать людей, четко определите, какие ценности важны для вашей компании и как вы хотите, чтобы чувствовала себя команда. Это поможет привлекать «правильных» людей.
- Найм пассионариев: Ищите не просто «квалифицированных» людей, а тех, кто горят своим делом и готовы «отдаваться» на 100%. Страсть заразна и может зажечь команду целиком.
- Испытательный срок и стажировка: Не стесняйтесь давать новым сотрудникам возможность проявить себя. Пробный период — это прекрасная возможность оценить их навыки и помочь им стать частью команды. Даже для руководителей.
3. Делегирование и делегирование
Да, это требует усилий. Однако не стоит пытаться сделать всё самостоятельно! Лучше разделите задачи на две категории: «стратегические» (за которые вы отвечаете) и «операционные» (для вашей команды).
Для делегирования задач можно использовать следующие инструменты:
- Матрица Эйзенхауэра: Этот инструмент помогает классифицировать задачи по степени важности и срочности. Он позволяет отделить «стратегические» задачи (важные и срочные), которые остаются в нашей зоне ответственности, от «операционных» задач (менее важных или несрочных), которые можно передать другим.
- Программное обеспечение для управления проектами: Такие инструменты, как Битрикс24, YouGile, Мегаплан, Аспро.Cloud и другие, позволяют эффективно организовать командную работу. С их помощью можно назначать задачи, устанавливать сроки их выполнения, отслеживать прогресс и общаться в режиме реального времени.
- Конструктивная обратная связь: Всегда предоставляйте обратную связь о выполненной работе. Так вы будете развиваться как управленец, а ваш сотрудник — расти профессионально. Здесь помогут техники бутерброда (похвала-критика-похвала), CEDAR (Контекст-Поведение-Результат-Действие), STAR (Ситуация-Задача-Действие-Результат), BOOST (Сбалансированная, Объективная, Наблюдаемая, Конкретная, Своевременная) и другие.
4. Систематизация процессов
Создай четкие инструкции, алгоритмы, «чек-листы» для всех задач. Не «воля богов», а четкие правила!
Для систематизации процессов можно использовать следующие инструменты:
- Регламенты. Это документы, которые описывают порядок выполнения задач и процессов.
- Инструкции. Это документы, которые содержат пошаговые указания по выполнению задач.
- Протоколы. Это документы, которые фиксируют результаты совещаний и встреч.
- Шаблоны. Это готовые формы документов, которые можно использовать для оформления задач и процессов.
5. Автоматизация всего, что возможно
Время — это единственный ресурс, который мы не можем вернуть, поэтому так важно использовать инструменты, которые помогут оптимизировать рутинные операции. К таким инструментам относятся CRM, ERP, системы автоматизации маркетинга и другие.
Для автоматизации задач можно использовать следующие инструменты:
- CRM (Customer Relationship Management). Это системы управления взаимоотношениями с клиентами, которые помогают автоматизировать процессы продаж, маркетинга и обслуживания клиентов.
- ERP (Enterprise Resource Planning). Это системы управления ресурсами предприятия, которые помогают автоматизировать управление финансами, производством, запасами и другими ресурсами.
- Программное обеспечение для автоматизации маркетинга. Это инструменты, которые помогают автоматизировать маркетинговые кампании, например, email-рассылки, контент-маркетинг и другие.
6. Создание «штаба» контроля
Установите системы мониторинга и «дашборды», которые будут отображать ключевые показатели вашего бизнеса. Как говорится, «не зная, не управляешь»!
Для создания «штаба» контроля можно использовать следующие инструменты:
- Dashboards (панели мониторинга). Это инструменты, которые позволяют отслеживать ключевые показатели эффективности в реальном времени.
- Отчёты. Это документы, которые содержат информацию о результатах деятельности компании.
- Системы мониторинга. Это инструменты, которые позволяют отслеживать выполнение задач и процессов.
7. Развитие команды
Не стоит экономить на обучении и развитии ваших сотрудников. Это важный шаг к их будущему успеху в вашей компании!
Для развития команды можно использовать следующие инструменты:
- Онлайн-курсы: это форма обучения, которая предлагает возможность освоить новые знания и навыки, прямо на рабочем месте.
- Тренинги: это активная форма обучения, направленная на отработку конкретных навыков и умений.
- Коучинг: этот метод способствует развитию потенциала сотрудников, помогая им достигать поставленных целей.
- Менторство: в рамках этого подхода более опытный сотрудник становится наставником для менее опытного, что создает условия для личностного и профессионального роста.
8. Включение автономности в систему мотивации
Сотрудники развивают те навыки, на которые направлено внимание руководителя и владельца бизнеса. Поэтому необходимо включить в систему поощрения желательные, с точки зрения освобождения от операционки действия.
Для этого подойдут как классические материальные, так и нематериальные методы:
- Бонусы: дополнительные выплаты, которые могут быть начислены сотрудникам за точное следование инструкциям, выполнение KPI, отличное ведение CRM / ERP или тикет систем.
- Премии — вознаграждения, выплачиваемые за идеи и достижения по автоматизации бизнес-процессов, формирование новых регламентирующих документов и тому подобное..
- Повышение по службе: продвижение сотрудников, которые не только пассионарны и хорошо работают, но и помогают делать бизнес автономным, заинтересованы в увеличении личной ответственности.
- Система публичного признания: благодарность за успехи и достижения сотрудников в нужном направлении, что создает атмосферу признательности и культуру ответственности и автономности.
9. «Прокачайте» себя
Обучайтесь самостоятельно, посещайте тренинги и общайтесь с другими предпринимателями. Не зацикливайтесь на работе, а стремитесь к развитию и росту вместе со своим бизнесом.
Для «прокачки» себя можно использовать следующие инструменты:
- Работа с наставником: Общение с предпринимателем из вашей области, но на более высоком уровне. Помогает расширить горизонты и заглянуть на следующую ступень развития бизнеса.
- Бизнес-коучинг: Работа с бизнес-коучем, для того чтобы чётче сформировать цели, эффективнее настроить бизнес и себя на выход из операционки, разобрать все сложные моменты делегирования и автоматизации.
- Деловые клубы: Обмен опытом и участие в бизнес-мероприятиях в своей и других сферах. Помогает находить новые решения и техники для решения стратегических вопросов или текущих задач.
- Нетворкинг: Расширяет круг знакомств, знакомит с другими точками зрения, помогает от «туннельного синдрома» работы в одной нише.
- Чтение: Написано множество книг о делегировании, построении бизнес-процессов и автоматизации бизнеса. Некоторые из них действительно стоящие!
Если вы решились на выход из операционного управления, и хотите разработать реалистичных пошаговый план, с учётом специфики бизнеса и особенностей личного стиля руководства — приходите на консультацию. Фортуна любит подготовленных.
А в следующей статье о том, что такое Лидерство и команда: искусство вдохновлять без приказов
